Meetup Recap

ERP : les bonnes pratiques pour éviter les (mauvaises) surprises

Faustine Rohr-Lacoste Spendesk

La mise en place d’un ERP (logiciel de gestion intégré) n’est pas aussi simple que l’on pourrait le penser.

Qu’il s’agisse d’un premier projet ERP ou de la migration vers une nouvelle solution, le choix du logiciel est stratégique. Ce type de projet doit être pensé à l’échelle de l’entreprise.

Les CFO Connect Meetups sont l’occasion idéale pour échanger sur des problématiques communes en faisant jouer l’intelligence collective. Ces tables rondes ont lieu chaque mois et rassemblent des CFOs de startups et de PME en forte croissance.

Le 14 février dernier, nous avons eu l’occasion d’échanger sur :

Les bonnes pratiques de mise en place d’un ERP.
Les questions essentielles à se poser avant de faire le choix d’un ERP.
Les facteurs clés de succès et les points de vigilance à prendre en compte
Un focus sur Netsuite, un des ERPs les plus connus, déployé sur un modèle SaaS.

Voici donc un résumé complet de ce meetup, pour répondre à toutes vos questions en matière d’ERP.

Speakers :

Antoine Carrere occupe le poste de Financial Planning & Analysis chez Doctolib. On ne présente plus Doctolib, bien connue aujourd’hui. L’entreprise facilite la prise de rendez-vous chez un spécialiste de la santé. Antoine est arrivé en février 2017 avec pour mission de mettre en place un ERP pour structurer toute l’organisation financière et comptable de l’entreprise… mais pas que !
Henry Braastad-Tiffon est Expert Comptable chez HBT Expertise & Conseil. Il est à la tête d’un cabinet spécialisé dans l’accompagnement à la mise en place d’ERP sur un modèle SaaS. Il a notamment l’habitude d’accompagner ses clients sur Netsuite.
Mohamed El Guennouny est également Expert Comptable chez HBT Expertise & Conseil. Il accompagne lui aussi les CFOs dans leur projet d’ERP, avec un focus IT/Métier. Il traite généralement des sujets autour de la mise en place de SAP Finance ainsi que Netsuite.

À L’ORIGINE - Les ERPs ne sont pas arrivés avec les startups

Les premiers ERPs ont fait leur apparition dans les années 90, destinés initialement aux grandes entreprises. Désormais les solutions de type ERP ne sont plus l’apanage des grandes entreprises ou des multinationales. En effet, on a vu développer des solutions dédiées aux PME et les startups en forte croissance. Ces entreprises, ont de plus en plus besoins d’optimiser leurs performances.

Bien sûr, les produits proposés aux grands groupes ne pouvaient pas s’intégrer de la même manière dans de plus petites structures. Les modes local puis SaaS (Software as a Service) deviennent ainsi la quasi-norme.

Les avantages de l’ERP sont multiples :

Une meilleure gestion du travail quotidien
Un partage en temps réel des informations, et ce, à tous les niveaux de l’entreprise
Une amélioration et uniformisation des processus au sein de l’entreprise
Un suivi des flux facilité et optimisé (tant matériels, que financiers ou encore humains)
Une réduction des coûts liés à l’administratif et à certaines tâches récurrentes

Les avantages du mode SaaS :

Une mise à jour automatique des applications
Aucune installation des logiciels sur du matériel informatique de l’entreprise
Aucun stockage des données en interne
Un niveau de sécurité généralement supérieur à la gestion en interne
Une application disponible partout et à tout moment

ANTICIPER - Les facteurs de réussite (et d’échec) de la mise en place d'un ERP

Lorsque l’on décide de mettre en place un ERP au sein de son entreprise, il faut bien comprendre une chose : les processus de l’organisation vont être remis en cause. L’entreprise va, elle aussi, devoir s’adapter à ce nouvel outil. Le logiciel n’est jamais customisable à 100% sur toutes ses briques. C’est une adoption/adaptation dans les deux sens. Il convient alors de choisir l’ERP le plus cohérent vis-à-vis des spécificités et des besoins de l’entreprise mais aussi d’aligner l’organisation de l’entreprise sur ce nouveau système.

Comment faire alors pour garantir la réussite du projet ?

L’implication des utilisateurs est l’un des principaux facteurs de réussite d’un projet ERP. Certaines Directions décident de mettre en place un projet ERP sans consulter les collaborateurs. C’est une erreur !

Si l’utilisateur final n’est pas impliqué, une résistance se crée et rien ne se passera comme prévu.

À l’inverse, la Direction doit aussi soutenir le projet en tant que sponsor. Elle doit être convaincue de l’impact d’un ERP à l’échelle de l’entreprise.

C’est un projet d’entreprise et pas simplement un projet informatique. Dans le cas de Doctolib, de nombreuses équipes opérationnelles sont intervenues sur le projet. Sans soutien de la Direction, il aurait été compliqué d’impliquer l’ensemble des collaborateurs.

Alors bien sûr, il y a également des facteurs d’échecs qu’il faut apprendre à détecter le plus rapidement possible.

Une mauvaise expression du besoin.

L’éditeur d’un ERP ne connaît pas nécessairement toutes les spécificités de votre marché. C’est à vous de lui clarifier votre besoin, lui expliquer de manière claire votre fonctionnement, vos processus et la façon dont les équipes communiquent. Rien ne doit être oublié.

Peu d’implication des utilisateurs (et des collaborateurs).

Tout le monde n’est pas toujours aligné sur la nécessité de démarrer un tel projet pour son entreprise. Il est donc important d’identifier en amont les utilisateurs clés et stratégiques. Il vous faudra les impliquer en priorité.

“Pensez à repérer les personnes résistantes au projet et à ne jamais les mettre dans un même atelier, c’est contre-productif et pénalisant pour la suite du projet.” souligne Mohamed El Guennouny

Des attentes irréalistes.

Un ERP ne fera jamais tout à la place de vos collaborateurs. L’outil ultime n’est pas encore arrivé ! Vos attentes sont en fonction de votre besoin. Il est donc important, on le rappelle, d’avoir au sein de l’équipe projet, des experts connaissant parfaitement le fonctionnement de votre organisation.

MISE EN PLACE D’UN ERP - Choisir le bon moment

Chez Doctolib, Netsuite (un des principaux ERPs) a été mis en place au 1er Janvier 2018.

“L’entreprise existait depuis 2013. Nous sommes passés de 0 à 350 employés en moins de 5 ans. C’est le genre de moment essentiel pour commencer à mettre en place un ERP” nous raconte Antoine Carrere.

Tout comme n’importe quel projet stratégique, il existe des momentums importants pour décider de lancer un projet ERP. En voici quelques exemples :

100+ paiements par mois.
Des volumes d’achat très importants.
L’ouverture d’un nouveau marché.
L’arrivée d’un Directeur Comptable.
La Création d’un service Contrôle de Gestion.
Des processus comptables de plus en plus complexes.
Meilleure maîtrise de l’information

Chez Doctolib, avant Netsuite, tous les paiements étaient réalisés manuellement. On rentrait les facteurs une à une. Quand on a un volume comme le nôtre, c’est ingérable. En plus de ça, les risques d’erreurs se multiplient.

Un ERP permet de remettre du contrôle dans les processus.

L’arrivée d’un Directeur Comptable est également un moment clé. C’est généralement un profil expérimenté qui a besoin d’être correctement outillé. Il est donc intéressant de co-construire le projet avec lui pour qu’il puisse s’adapter rapidement à sa prise de fonction.

“Nous avons lancé le projet au 1er juin 2017. À cette époque-là, nous avons eu un changement de Directeur Comptable. Ce n’était donc pas son choix sur l’ERP, mais nous l’avons très vite inclus dans l’ensemble des décisions et des ateliers alors en cours. Le Directeur Comptable est stratégique dans la réussite d’un projet ERP, il ne faut jamais l’oublier !”

PARTIES PRENANTES - Identifier les moteurs du projet

Si sur le papier le lancement d’un projet ERP semble idéal, Mohamed nous rappelle que “la mise en place d’un ERP se fait souvent dans la douleur. Il est rare qu’un tel projet se passe correctement de A à Z.”

Il est donc important d’identifier rapidement les bonnes personnes ( chef de projet, Key user..), prêtes à s’impliquer dans le projet pour le faire avancer rapidement. Nous en avons parlé juste avant, le Directeur Comptable est un des piliers du projet. Il devra être au centre des décisions pour avoir une vue globale du produit, des fonctionnalités et de l’organisation de l’entreprise.

Il est également primordial d’avoir quelqu’un ayant suffisamment de connaissances de votre entreprise. Ce collaborateur doit également avoir le temps de gérer ce projet quitter à déléguer ses tâches récurrentes, afin de consacrer plus de temps pour le projet.

Les processus ne sont pas toujours formalisés en phase de pré-projet. Il faudra donc prévoir du temps, en atelier notamment, pour écrire et documenter l’ensemble de vos processus, besoins, méthodes et outils utilisés.

“Nous conseillons à tous nos clients de (re)travailler un seul processus par atelier. Au-delà, c’est contre-productif”, insiste Mohamed El Guennouny.

DILEMME - Expert comptable et ERP, une relation pas toujours compatible

Nous l’évoquions en début d’article : de plus en plus de logiciels ERP sont passés en SaaS pour avoir un pilotage et un accès à l’information en temps réel. La mission d’un Expert-comptable n’est plus que la production des comptes. Aujourd'hui son rôle est d’accompagner les chefs d’entreprises sur des problématiques liées au système d’information comptables de manière générale.

Comme pour de nombreuses entreprises, la comptabilité de Doctolib était historiquement hébergée chez un expert-comptable. Il n’est donc pas toujours facile d’avoir accès à l’information rapidement.

“Chez Doctolib, on s’est heurté à une résistance liée à notre expert-comptable. L’ERP n’était soi-disant pas ‘compliant’. Bref ça ne fonctionnerait pas. Dans un cas comme celui-ci, il faut se séparer de son expert-comptable si l’on veut avancer”.

L’HEURE DU CHOIX - Comment bien choisir son ERP ?

Nous soulignons 4 grandes étapes importantes pour lesquelles vous ne pouvez pas passer à côté lorsqu’il s’agit de sélection un éditeur.

#1. Cadrage et formalisation des spécifications. #2. Consultation des éditeurs. #3. Consultation des éditeurs et intégrateurs pour comparer les offres. #4. Choix de la solution et contractualisation.

À la suite de ça, l’implémentation commence… (on y revient dans la suite de l’article).

Le retour d’expériences d’Antoine Carrere, @ Doctolib.

“Le scope du projet dépend beaucoup de la spécificité de votre business. Dans notre cas, Netsuite comprend l’Accounting, le P2P, les Expense Reports, le multi-pays, les Fixed Assets, un SandBow et un connecteur Zuora.”

Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Pas toujours facile de s’y retrouver pour choisir LA solution pour son entreprise. Henry et Mohammed (nos deux experts-comptable pour cette table ronde) ont évoqué 5 critères d’évaluation à prendre en compte.

Critères fonctionnels et sectoriels : quelles sont les références de l’éditeur sur mon marché ?
Critères financiers : quel est mon budget et les ressources que je suis prêt à allouer sur ce projet ?
Maîtrise de l’environnement de contrôle informatique de l’ERP : l’ERP gère-t-il correctement les habilitations et les questions de sécurité ?
Solidité, pérennité et qualité commerciale de l’éditeur : le logiciel est-il conforme à la réglementation du pays ? Où sont hébergées mes données ?
Confort et performance : est-il facile d’utilisation ? La documentation est-elle disponible ? Peut-il gérer un gros volume de données ?

WORK IN PROGRESS - Quelles sont les étapes d’une implémentation ERP ?

Une fois l’éditeur choisi, l’implémentation démarre.

Vous devez commencer par paramétrer l’outil. C’est à ce moment-là que les ateliers dont nous parlions tout à l’heure sont importants. Chaque processus et scénario de l’entreprise doivent être discutés, écrits et potentiellement implémentés selon le scope de votre ERP.

Il est également très important de passer du temps sur la réalisation des tests. Ils vous permettront de détecter les erreurs et les incohérences pouvant ralentir votre fonctionnement en production.

La phase de migration des données arrive ensuite. Antoine (Doctolib) conseille d’effectuer cette migration en début d’exercice pour ne pas multiplier le risque d’erreur et commencer l’année sereinement.

Soyez vigilant durant cette phase d’implémentation, en apprenant à détecter les mauvaises pratiques. Mohamed, Antoine et Henri nous en ont listé quelques-unes:

L’oubli d’un module lors de la mise en production.
Des faiblesses de l’ERP qui n’ont pas été prises en compte.
Un cahier des charges pas suffisamment exhaustif.
Des tests utilisateurs bâclés par manque de temps.
Aucun suivi durant les formations.

NETSUITE - Focus sur sa collaboration avec Doctolib

Doctolib avait besoin d’un éditeur suffisamment robuste pour intégrer Zuora, logiciel central et stratégique dans son activité.

Antoine a également retenu plusieurs critères importants pour son équipe :

Multi-pays, compte tenu du développement européen de Doctolib
User-friendly
Facile à déployer et à prendre en main
Scalable pour des montées en charge sur les prochaines années
Reprise de tout l’historique financier (2013 - 2017)

Découvrez quelques retours d’Antoine sur le choix et l’utilisation de Netsuite par ses équipes.

“Sur la partie comptabilité, Netsuite est ludique, simple et facile à comprendre. Il y a beaucoup d’automatisation possible. La Search Bar est également très utile pour aller chercher l’information très rapidement.”

“Sur l’intégration, c’est très simple. Nous avons racheté la société “Mon Docteur”. Moins de 4 mois après, tout avait été intégré à l’ensemble de notre comptabilité.”

“L’équipe Tech en interne n’a jamais travaillé sur l’outil. Nous devons être autonomes sur le paramétrage et l’utilisation de l’outil. Les aides et FAQ sont claires et bien fournies. On gagne en autonomie.C’est aussi la force de Netsuite.”

“Pour la partie Business Intelligence, nous n’avons pas d’outils annexes. Nous sommes justement en train de construire nos premiers rapports opérationnels, grâce à Netsuite.”

CONCLUSION

Avant de démarrer un tel projet, posez-vous cette question :

Mon entreprise et mes équipes ont-elles (vraiment) besoin d’un ERP ?

La mise en place d’un outil comme celui-ci n’est pas à prendre à la légère. Il vous demandera un investissement important en temps, argent et ressources disponibles. Il est donc bien important de définir en amont vos challenges actuels et les objectifs du projet.

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