Meetup Recap

Les points clés du scaling d'une direction financière

Faustine Rohr-Lacoste
Faustine Rohr-Lacoste Spendesk

Les CFO Connect Meetups sont l’occasion idéale pour échanger sur des problématiques communes en faisant jouer l’intelligence collective. Ces meetups ont lieu chaque mois et rassemblent des CFOs de startups et de PME en forte croissance.

Votre entreprise se développe et les recrutements s’accélèrent ? Alors en tant que CFO, vous avez de plus en plus de problématiques à traiter (finance, administratif, comptabilité, RH, légal). Et ces sujets peuvent vite devenir critiques !

Il est temps de vous entourer de spécialistes, de construire et de structurer la direction administrative et financière de votre entreprise.

“Scaler une direction financière”.


Sujet stratégique donc, pour la suite de l’aventure. Et nous l’avons justement abordé lors de notre dernier meetup chez Spendesk.

4 grands sujets au programme du 28 mai dernier :

  • Quel est le meilleur moment pour scaler la fonction finance ?
  • Pourquoi scaler ? Quels sont les objectifs ?
  • Comment structurer rapidement et avec succès votre Direction Administrative et Financière ?
  • Quelles sont les points de vigilance à prendre en compte ?

Pour répondre à ces questions, nous avons accueilli deux CFOs qui ont connu ces challenges à plusieurs reprises, dans des contextes différents.

  • Philippe Platon, ex-CFO de La Ruche qui dit Oui. Il a passé 25 ans dans les métiers de la finance d’entreprise, dont 15 en tant que DAF d’organisations aussi diverses que les filiales japonaise et roumaine du groupe Lafarge, le Groupe UP (Chèque Déjeuner) et, plus récemment, La Ruche qui dit Oui!

  • Fabien Dawidowicz, CFO de Spendesk. Avant de rejoindre Spendesk en 2019 en tant que CFO, il était directeur financier chez John Paul, société leader dans le secteur des services de conciergerie, vendue à Accor en 2016. Auparavant, il était auditeur chez PwC et directeur financier chez Dagobert.

cfoconnect-10 01

SE LANCER - Quand scaler une équipe financière ?

Les sujets à traiter augmentent et vous n’arrivez pas à avoir suffisamment de visibilité sur les prochains projets. Il y a de plus en plus d’interactions, de dépenses et de sollicitations. Vous passez également beaucoup de temps sur des tâches administratives.

“La carte de crédit reste accessible à toute l’équipe. On se demande où l’on en est ? Où sont nos justificatifs de facture ? À quoi correspondent toutes ces dépenses”, témoigne Fabien Dawidowicz.

Les levées de fonds (séries A ou B) sont également des moments stratégiques. Les investisseurs demandent de nombreux reportings trimestriels (voir mensuels).

En interne, les équipes se posent des questions liées à la finance, pour mieux piloter leurs projets respectifs.

  • “Quel est mon budget sur les trois prochains mois ?”
  • “Peut-on faire le point sur le budget, je ne sais pas où j’en suis ?”
La question peut également être prise sous l’angle des symptômes. À 100 personnes, c’est presque impossible de gérer seul, tous les sujets financiers, RH et juridiques de l’entreprise.

Par ailleurs, lorsque le DAF est seul, il prend souvent en charge les sujets juridiques (et parfois même RH), en accompagnant toutes les équipes sur ces points.

De nombreuses startups structurent également leur équipe financière lors de la conquête de nouveaux marchés à l’international. Vous avez besoin d’experts par pays puisque les sujets se complexifient. Les risques sont aussi plus élevés, le scope de chacun doit être précis.

CEO - CFO : meilleurs alliés.


Le CEO et le CFO doivent s’appuyer l’un sur l’autre. Il est vraiment important de savoir lever la tête et de communiquer sur les challenges, les sujets sensibles et vos besoins respectifs.

“Les investisseurs détestent les surprises. Qu’elles soient bonnes ou mauvaises, cela veut dire que l’on a pas réussi à communiquer une information à temps”, appuie Philippe Platon.

Le DAF doit avoir confiance en ses chiffres. La scalabilité passe aussi par une mise à niveau des outils utilisés. Les fichiers Excels ne suffiront pas à éviter des erreurs de calcul.

OBJECTIFS - Pourquoi scaler votre Direction Financière ?

Le CFO est un manager du risque. Scaler permet de mettre rapidement un contrôle interne en place, et donc de réduire le risque d’erreur.

1er avantage : gagner du temps

Votre équipe se structure autour de véritables processus, à appliquer au quotidien. Les tâches sont séparées et les systèmes de validation sont plus efficaces.

Vous évitez ainsi les allers-retours permanents entre vous, vos prestataires externes et votre CEO.

2ème avantage : prendre du recul

Quand on est dans l’opérationnel, on perd notre regard critique sur la production et la manière de présenter ses résultats. En séparant les tâches dans l’équipe, chacun connaît son rôle : production de l’information et analyse.

3ème avantage : s’entourer de spécialistes

“Le DAF n’est pas un expert sur tous les sujets. En scalant une équipe, vous vous entourez de spécialistes sur des fonctions stratégiques (juridique, RH et même financière)”, rappelle Philippe Platon.

Vous gagnez en sérénité et en confiance auprès de vos équipes, mais aussi de vos investisseurs.

cfoconnect-10 02

QUESTION DE PROCESS - Comment réussir à scaler une Direction Financière ?

À ce sujet, plusieurs questions reviennent régulièrement sur la table.

  • Pourquoi ne pas continuer d’externaliser ?
  • Et si on internalise, quels sont les premiers recrutements stratégiques ?
  • Quels sont les outils à prioriser ? En a-t-on vraiment besoin ?

Il n’y a pas de réponse absolue à ces questions. Elles dépendent de nombreux paramètres, propres à chaque entreprise :

  • Votre business model
  • Votre maturité sur l’automatisation de certaines tâches
  • Vos coûts structurels
  • Votre industrie
  • Le nombre de transactions quotidiennes

Internaliser ou externaliser ?


Sur un SaaS, la comptabilité ne sera pas la même qu’un transporteur. Par exemple à La Ruche qui dit Oui, l’objectif était d’internaliser la quasi-majorité des métiers financiers. Car il existait de nombreuses transactions manuelles nécessitant un pilotage direct par les équipes financières.

“On a commencé par recruter un comptable. Nous n’avions pas la main sur nos comptes. Les processus étaient compliqués pour y accéder et envoyer nos factures. On perdait beaucoup trop de temps !”, selon Philippe (La Ruche qui dit Oui).

Pour Fabien, la décision de recruter un comptable n’est pas aussi évidente.

“Je découvre le modèle SaaS. Et la question se pose de continuer d’externaliser la comptabilité. Pour connaître la santé financière de notre activité, nos indicateurs ne se trouvent pas dans la comptabilité, mais dans nos outils existants.“

Trouver le bon comptable n’est pas si facile que ça : retour d’expérience de Fabien.


“C’est une personne essentielle, avec un profil de technicien. Ses caractéristiques intrinsèques sont aussi à prendre en compte (rigueur, aisance relationnelle, persévérance, …). Par nature, il va s’exposer (parfois négativement) aux autres départements. La personne ne doit pas avoir peur d’aller parler à tout le monde.”

Le curseur de sélection est à placer entre l’expertise et un état d’esprit ouvert et tourné vers les autres. Lorsqu’il n’y a qu’un seul comptable, nous vous recommandons de passer par un cabinet pour recruter des profils avec 5-7 ans d’expériences.

“À la Ruche, nous avons commencé par faire une erreur de recrutement. On s’est plutôt focalisé sur le fit culturel et son aisance relationnelle, plus que son niveau professionnel. Très vite, on s’est aperçu qu’il n’y avait pas suffisamment de rigueur”.

Et après le comptable, on recrute qui ?


Un contrôleur financier.

“On ne peut pas faire du contrôle financier, sans comprendre la comptabilité et donc être capable d’aller chercher l’information par soi-même”, argumente Fabien Dawidowicz.
Le contrôleur financier a une position clé, puisqu’il fait le lien entre tous les départements et le département financier (budget, reporting, réponses à un projet équipe, …). Son rôle est complémentaire avec le comptable, dont le périmètre est plus technique.

Viennent ensuite le trésorier, RH et juriste, suivant votre business model, encore une fois.

Structurer son équipe financière, juridique et RH.


Le périmètre de la Direction Financière et Administrative varie selon la place de la finance dans l’entreprise. Deux scénarios sont possibles :

  • Pôle complet (finance, RH et juridique): Les RH sous la responsabilité du DAF peuvent alors être en charge des sujets légaux (France et International, par exemple).
  • Équipe finance & légal sous le CFO & Équipe RH sous la direction du CEO

Lorsque l’équipe grandit rapidement, les RH peuvent se retrouver rattachées au CEO pour des questions de confidentialité.

Lorsque les fonctions support se retrouvent isolées du reste de l’équipe, il est intéressant de créer un pôle complet pour proposer une nouvelle dynamique d’équipe.

Le siège de La Ruche qui dit Oui s’appelle la Ruche Mamma. L’équipe support (finance, RH et juridique) s’appelait Mamma Care (celle qui prend soin des autres). Cette initiative a permis de (re)créer un véritable sentiment d’appartenance et une mission commune au sein de l’entreprise.

cfoconnect-10 03

Que fait-on sur un périmètre international ?


Encore une fois, il existe plusieurs schémas :

  • Prendre en compte les différences de cultures entre les pays.
  • Scaler sans forcément dupliquer les mêmes positions.
  • Superviser au siège avec un champ d’action local très précis.

Recruter des profils experts locaux.

L’équipe ‘siège’ doit être suffisamment bien structurée pour ne recruter que des profils spécialistes, en fonction des spécificités de chaque marché. Vous limitez ainsi le nombre de recrutement (et donc vos coûts).

Pour structurer votre équipe au siège, le choix des outils est primordial…

Mettre en place les bons outils.

Les reportings et la gestion financière et administrative doivent être simplifiés. Vous évitez ainsi de multiplier le nombre d’entrées et de logiciels pour centraliser l’information et la rendre accessible à tous, facilement :

  • Se renseigner sur le périmètre de chaque logiciel (Intacct - international notamment)
  • Outil budgétaire pour éviter Excel et la multiplication du nombre de fichiers (Anaplan, Adaptive Insight, PVCS)
  • Outils d'analytics : Spendesk suffit pour des SaaS - transactions simplifiées
  • Automatisation des processus RH et administratifs : Lucca (SIRH)
  • Signature électronique et dématérialisée : Docusign

IMPLICATIONS - Quelles conséquences lorsqu’on scale une DAF ?

En tant que DAF, on devient manager plus qu’opérationnel. C’est un nouveau job que l’on doit apprendre à maîtriser : management, prise de recul, analyse, discussion top-level, …

Les journées se construisent autour du management et des projets respectifs des équipes. La relation avec le CEO prend encore plus d’importance puisque les enjeux augmentent et les risques avec eux.

Fabien et Philippe ont insisté sur un point très important : “Ne perdez pas de vue votre équipe !”.

Votre temps est dédié aux banques, aux avocats, aux investisseurs, et l’éloignement avec votre équipe arrive vite.

Pour maintenir cette confiance et continuer de faire grandir et évoluer votre équipe, il faut trouver un juste équilibre sur l’allocation de votre temps.

“Prenez le temps de passer 2 heures avec votre équipe pour les aider à régler une problématique du moment. Ces actions vous permettront de garder leur confiance”, assure Philippe Platon.

CONCLUSION

Scaler une Direction Financière ne se fait pas du jour au lendemain.

Des moments clés existent dans la vie de l’entreprise pour ‘passer à l’échelle’ (levée de fonds, 100+ personnes, déploiement à l’international, …).

S’entourer d’une équipe vous permettra de gagner en efficacité et en productivité en allouant les bonnes ressources aux bons endroits.

L’addition de recrutements et d’outils fonctionne très bien. À vous de savoir ce dont vous avez besoin pour vous et les équipes opérationnelles.

Nous vous conseillons vivement d’échanger avec d’autres DAF qui sont déjà passés par ces situations. Vous profiterez ainsi de leurs retours d’expériences concrets.

C’est aussi ça l’objectif de notre communauté CFO Connect : partager et échanger sur vos bonnes pratiques et challenges du quotidien. Si vous ne faites pas encore partie de la communauté, rejoignez-nous !

event-daf